É recomendável que uma auditoria interna completa seja realizada na organização pelo menos uma vez ao ano. Porém, existe um período ideal? Confira.
A realização de auditorias internas às vezes é vista como um momento de tensão e desgaste nas organizações, mas não é preciso encarar o processo dessa forma. Longe de serem vilãs, as auditorias são aliadas das equipes na medida em que permitem identificar problemas e não-conformidades, registrar processos falhos e, a partir disso, definir planos de ação para solucionar cada questão.
Não existe um prazo ou período definido em que seja obrigatório realizar uma auditoria de primeira parte. Cabe a cada organização definir um cronograma de trabalho específico, preferencialmente em conjunto com uma empresa imparcial e especialista no assunto. No entanto, é preciso se atentar para alguns pontos na hora de definir a melhor época do ano para realizar uma auditoria interna. Confira algumas dicas.
Priorize períodos de menor intensidade nos negócios
A primeira questão a ser considerada é o ritmo de trabalho que cada época do ano promove no seu segmento de mercado. Em geral, os últimos meses do ano tendem a ser bastante agitados, devido à necessidade de fechamento de caixa, conclusão e renovação de contratos, feriados e períodos de férias e recessos etc.
Porém, cada segmento e cada organização tendem a funcionar em ritmos diferentes a cada trimestre. Verifique qual período é relativamente mais tranquilo e, se possível, aproveite essa época para realizar a auditoria. É importante que as estruturas organizacionais possam ser avaliadas sem os efeitos atípicos gerados por momentos de grande fluxo comercial e/ou operacional.
Defina as datas com antecedência e divulgue o cronograma
Outro ponto fundamental diz respeito ao planejamento e divulgação da auditoria interna. Para que seja bem-sucedida, é preciso garantir alinhamento entre os setores e, mais importante ainda, entre os profissionais auditores. A preparação destes deve ser realizada com calma, e isso exige organização prévia e atenção ao cronograma, que deve ser divulgado e estar sempre acessível a todos os envolvidos.
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Avalie o possível impacto de fatores externos na auditoria
Por fim, a época ideal para realização da auditoria interna vai depender, também, de fatores externos que possam impactar a operação cotidiana da empresa. Durante os primeiros meses da pandemia, por exemplo, enquanto as equipes se reorganizavam para estabelecer novas rotinas e modelos de trabalho, seria um exemplo de momento inadequado para promover uma auditoria.
Da mesma forma, caso exista um aspecto externo, seja de fins políticos, sociais, culturais ou econômicos, entre outros, que interfira diretamente no fluxo de trabalho e na realidade da organização, talvez seja preciso avaliar a possibilidade de reagendar a auditoria interna, ou pela menos levar em consideração o nível de impacto causado pelo mesmo nos resultados obtidos.
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