05 jun Organização, priorização e produtividade no trabalho remoto.
Trabalhar em modelo home-office tem sido um desafio novo para muitos profissionais. O que fazer para se planejar e manter a qualidade das entregas trabalhando em casa?
Desde que surgiu, o modelo de trabalho home-office divide opiniões. Para algumas pessoas era um sonho de consumo: poder trabalhar no conforto do próprio lar, um ambiente menos estressante, com maior flexibilidade de horários e a possibilidade de evitar todos os transtornos gerados pelo deslocamento em grandes cidades. Para outras, o modelo nasceu fadado a não funcionar. Entre os principais problemas apontados por quem não é favorável estão a desorganização na rotina, mistura de ambientes corporativo e pessoal e a ausência da interação diária e presencial entre colegas.
Independentemente da opinião prévia, pessoas dos dois grupos foram pegas de surpresa pelas imprevisibilidades do cenário externo e, em 2020, milhares de empresas em todo o mundo tiveram que adotar o trabalho remoto como medida de precaução frente à pandemia da COVID-19. Gostando ou não, é preciso se adequar à realidade e garantir que o trabalho produzido à distância tenha o mesmo nível de qualidade e assertividade.
Como fazer isso?
Organização em primeiro lugar
Em qualquer ambiente profissional, a organização é uma característica imprescindível para garantir o sucesso dos projetos desenvolvidos. Empresas desorganizadas tendem a enfrentar mais problemas e, pior ainda, costumam não saber como lidar bem com eles justamente por não possuírem um modelo de gestão estruturado. Não é por acaso que organizações certificadas possuem grande vantagem competitiva sobre a concorrência. Obter uma certificação é investir em crescimento sustentável e normatizado.
No trabalho remoto, a necessidade de planejamento e organização é ainda maior e não depende apenas das lideranças, mas de pequenas ações de cada colaborador que podem contribuir bastante:
- Defina a rotina do dia seguinte na noite anterior. Assim você garante ação desde o início de sua jornada de trabalho;
- Divida o espaço físico da casa como for possível, separando um cômodo ou um lugar específico apenas para tarefas profissionais;
- Esforce-se ao máximo para manter a regularidade de horários, não apenas de trabalho, mas também de alimentação, descanso, sono e lazer;
- Ao final de cada expediente remoto, limpe e organize sua mesa de trabalho, mantendo apenas o necessário para as ações do dia seguinte.
Sem priorização não há assertividade
Uma dificuldade comumente apontada por diversos profissionais refere-se à priorização. Para muitos, listar todas as tarefas e definir por onde começar pode ser uma tarefa estressante. Felizmente, existem ferramentas estratégicas para solucionar este problema e uma delas é a Matriz de Priorização ou Matriz de Prioridades.
sisSua aplicação é muito simples: pode ser realizada em uma folha de papel ou um quadro com notas adesivas, os famosos post-its. Tudo que você precisa fazer é separar suas demandas entre os quadrantes para entender quais devem ser realizadas de imediato e quais podem esperar, serem delegadas a outros ou até descartadas, se for o caso.
Tarefas urgentes e importantes têm prioridade máxima. O que for urgente, mas não muito importante, deve ficar em segundo lugar na lista, com prioridade alta. A prioridade média é destinada a atividades que são muito importantes, mas que oferecem maior prazo e, portanto, são menos urgentes. Por fim, se houver alguma atividade listada como não urgente e não importante, é sinal de que ela não merece ser priorizada e, talvez, nem faça sentido mantê-la mediante análise mais criteriosa.
Produtividade requer organização e priorização
Muito se fala em produtividade nas organizações. É uma palavra-chave em reuniões, conferências e no dia-a-dia, especialmente quando os desafios do home-office podem colocá-la em xeque. Não existe uma fórmula pronta para garantir produtividade nas equipes, mas trabalhar a organização e a priorização é o primeiro passo.
Sua empresa já possui um Sistema de Gestão a pleno funcionamento? Se não, é preciso considerar essa necessidade. A vantagem é que o processo também pode ser iniciado remotamente, por meio de consultoria semipresencial. Se o home-office chegou para ficar, que fique da melhor maneira possível, contribuindo ativamente para a qualidade de vida dos colaboradores e para a lucratividade das organizações que adotarem o formato.
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