09 out O que é e como funciona o mapeamento de processos da organização
O sucesso da manutenção de um Sistema de Gestão da Qualidade depende, entre outros fatores, da existência de um mapeamento assertivo dos processos organizacionais.
Toda organização, sem exceções, possui processos internos que ditam o funcionamento de sua operação cotidiana. Estes processos podem ou não ser adequados, assertivos e eficazes. Caso sejam, a organização provavelmente atingirá os resultados almejados. Caso contrário, os riscos podem comprometer a empresa em todos os âmbitos possíveis. A única maneira de verificar estes pontos é por meio de um mapeamento.
Em síntese, o mapeamento de processos trata-se de uma ferramenta utilizada para representar sistematicamente todos os pontos de uma operação, evidenciando a relação entre os diversos setores, os pontos fortes e de melhoria, as etapas de cada ação e a conexão entre elas etc. Em outras palavras, mapear processos seria como desenhar o modelo de trabalho atual, bem como a estrutura ideal, caso sejam necessárias mudanças.
Processos mapeados podem ser analisados, aprimorados e gerenciados de modo eficaz.
Como funciona o mapeamento de processos?
Sendo um dos princípios da ISO 9001, o mapeamento de processos é essencial para analisar a realidade da organização, definir indicadores de desempenho e gerar compreensão global sobre a operação. Na prática, ele funciona como um guia, daí a importância de trabalhar os dados identificados visualmente, para garantir que seja mais fácil compreender cada ponto.
Nesse sentido, é comum a utilização de diagramas em que todas as etapas de um processo específico são desenhadas de maneira simples e objetiva, geralmente utilizando a metodologia BPM (Business Process Management). É importante destacar, porém, que um diagrama não necessariamente é um mapeamento, visto que este último é mais detalhado. Já a versão completa de uma análise processual é chamada de modelo, representação visual que contém todas as informações possíveis acerca do processo analisado, de forma ainda mais minuciosa.
Em síntese, as fases mais comuns na execução de um mapeamento de processos são:
- Definição do processo específico a ser mapeado;
- Definição dos principais responsáveis pelo processo;
- Organização dos objetivos do processo em questão;
- Listagem de riscos e oportunidades inerentes ao processo;
- Verificação prática junto aos envolvidos, geralmente a partir de entrevistas, observação e registro dos detalhes necessários;
- Representação dos pontos mapeados.
Exemplo de um diagrama utilizando a notação BPM (fonte)
Por que mapear processos é tão importante?
As vantagens da realização dos mapeamentos de processos são várias. Por meio deles, é possível, entre outras ações:
- Analisar o funcionamento e a qualidade dos processos atuais da organização;
- Compreender os aspectos que podem ser aprimorados, como e por quem;
- Visualizar o futuro processo aprimorado, por meio de representações objetivas;
- Aprimorar a comunicação e a interação entre os setores envolvidos no processo;
- Contribuir efetivamente para a tomada de decisões estratégicas;
- Etc.
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