19 maio ISO 9001 – Entenda o que é Contexto da Organização e Direcionamento Estratégico (requisito 4.1)
A implantação de um Sistema de Gestão pressupõe decisões estratégicas e, para isso, é necessário entender o que é e conhecer a fundo o contexto da organização. Saiba mais.
As certificações da família ISO eventualmente são afetadas por atualizações na Norma, algo necessário e bastante positivo, visto que qualidade está intrinsecamente ligada a adaptação. Muitas adequações efetuadas em 2015, ano de lançamento da versão atual, direcionaram as certificações para uma abordagem cada vez mais estratégica. Isto é, as ações e decisões que perpassam a conquista de um selo para a organização devem ser alicerçadas em conhecimentos sólidos sobre sua realidade institucional.
Isso nos leva à análise do item 4.1 – Entendendo a organização e seu contexto. Obrigatório em todas as certificações, a cláusula dispõe o seguinte:
“A organização deve determinar questões externas e internas que sejam pertinentes para o seu propósito e para seu direcionamento estratégico e que afetem sua capacidade de alcançar o(s) resultado(s) pretendido(s) do seu sistema de gestão da qualidade.”
Contexto da organização: conhecimento, análise e registro.
A grande maioria das empresas em busca de uma certificação já possui certa maturidade corporativa e, consequentemente, deve ter um planejamento estratégico bem definido, registrado e facilmente acessível. Caso possua, a organização não encontrará grandes dificuldades em atender as determinações do item citado. Afinal, espera-se que este arquivo sobre o negócio responda aos principais tópicos solicitados:
Questões internas
Também chamado de microambiente, são as questões estratégicas que ocorrem dentro da organização e, portanto, podem ser geridas e diretamente afetadas pelas decisões e ações da empresa. Exemplos: clima organizacional, recursos, qualidade dos produtos etc.
Questões externas
O macroambiente é exatamente oposto: a organização ainda pode e deve acompanhar e analisar tais fatores, mas são aspectos que fogem ao seu controle e podem impactar sua operação. Exemplos: governo, concorrência, comportamento do consumidor etc.
Propósito e direcionamento estratégico
Toda organização, independente do porte e segmento, deve possuir propósitos claros e bem definidos, que geralmente são representados em seu planejamento estratégico por sua missão, visão e valores. Não se trata de frases que devem ser repetidas e decoradas, mas de diretrizes que determinarão a direção em que a empresa deve seguir, como fazer isso e o porquê.
Ferramentas para conhecer o contexto da organização
Já escrevemos aqui no blog sobre ferramentas indispensáveis para o aprimoramento de processos. Conforme mencionado no artigo do link, “não existe qualidade sem organização e processos, e não existem processos sem metodologias e técnicas.”. Caso sua empresa necessite de informações sobre o contexto e direcionamento estratégico, a melhor indicação para começar é a Matriz SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats), também chamada de Matriz FOFA (Forças, Oportunidades, Fraquezas, Ameaças).
Por meio dessa técnica é possível mapear as FORÇAS da organização (pontos positivos do ambiente interno), suas FRAQUEZAS (pontos de melhoria no ambiente interno), as AMEAÇAS (elementos de risco no ambiente externo) e OPORTUNIDADES (elementos com potencial positivo no ambiente externo).
Preencher a matriz SWOT não é o suficiente para delimitar todo o contexto da organização e definir seu direcionamento estratégico, mas é um ótimo ponto de partida. Isso é assunto para outro artigo, mas nossa dica por hoje é: conheça, compreenda e registre as informações estratégicas sobre o seu negócio. Toda empresa que almeja uma certificação deve começar sendo especialista em si própria. Na dúvida, fale com a gente.
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