Como definir e executar um plano de ação

19 out Como definir e executar um plano de ação

Parte da ISO 9001:2015, planos de ação são uma ferramenta essencial para garantir a execução organizada, controlada, assertiva e sistemática de tarefas importantes.

É praticamente impossível abordar assuntos relacionados a certificações e Normas ISO sem mencionar planos de ação. Isso ocorre porque a metodologia de implantação de uma norma, seja ela qual for, é basicamente a mesma. Ainda que existam especificidades que devem ser levadas em consideração em cada caso e contexto, possuir um plano de ação definido e bem estruturado é etapa indispensável neste processo. Portanto, de forma bastante objetiva e prática, neste artigo abordaremos os seguintes tópicos:
 

• O que é um plano de ação?
• Quais são as principais etapas na definição e execução de um plano de ação?
• Como utilizar a ferramenta 5W2H para definir as atividades de um plano de ação?

  
  O que é um plano de ação?

  Em síntese, planos de ação são ferramentas táticas utilizadas em processos de implantação e manutenção de Sistemas de Gestão, por exemplo, com o objetivo de promover uma execução organizada, controlada, assertiva e sistemática de tarefas importantes. Sempre que um objetivo específico for definido, um plano de ação pode ser considerado o caminho para que ele seja alcançado, permitindo acompanhamento e monitoramento das atividades no decorrer de sua execução. 

  Na prática, planos assim podem ser aplicados em Ações Corretivas (tratamento de uma Não Conformidade já identificada e que não deve se repetir no processo) ou em Ações Preventivas (tratamento antecipado no intuito de evitar que a Não Conformidade em potencial venha a ocorrer efetivamente).

  
  Principais etapas de um plano assertivo 

  Traçar um plano de ação bem-sucedido depende de amplo conhecimento do contexto da organização, além de olhar atento a detalhes e peculiaridades do contexto em questão. Em geral, os principais passos para este processo são: 

  • Diagnóstico: realizar uma análise prévia do Sistema de Gestão atual ou de um aspecto específico em busca de Não Conformidades;
  • Definição: a partir do diagnóstico, definir as equipes responsáveis e estabelecer prazos transparentes e alinhados entre as partes;
  • Planejamento: para dar forma ao plano de ação na etapa de planejamento, é preciso lançar mão de ferramentas como a 5W2H, que auxiliam na estruturação;
  • Gestão: uma vez estruturadas as tarefas, além da execução, é fundamental acompanhar, monitorar e aprimorar os resultados.

     

   5W2H: como aplicar essa ferramenta de gestão? 

  A ferramenta 5W2H é a mais comum e mais simples forma para iniciar o desenvolvimento de um plano de ação. Embora, eventualmente, sejam necessários softwares ou metodologias mais complexas para atender a demanda, no geral é possível organizar todas as etapas de um plano por meio dessa ferramenta de gestão. O nome da ferramenta já indica uma prévia dos pontos abordados: 

  • O quê? (What): o que exatamente será feito? Qual é a ação?
  • Por quê? (Why): por que essa ação deve ser realizada? Quais são as justificativas?
  • Quem? (Who): quem serão os responsáveis pelas tarefas? Quais serão as lideranças, equipes e profissionais envolvidos?
  • Onde? (Where): onde as tarefas serão executadas? Qual ou quais serão os locais específicos de cada ação?
  • Quando? (When): quando cada etapa ocorrerá? Qual é a data de início, o cronograma de desenvolvimento e a data limite para conclusão?
  • Como? (How): como as tarefas devem ser realizadas? Quais serão as características práticas e detalhes da ação coletiva?
  • Quanto? (How much): quanto custará este processo? Quais são os custos envolvidos e qual é a real necessidade de investimento?

   

  Ao responder estes sete pontos, a equipe certamente terá um panorama geral do processo e estará pronta para iniciar a execução do plano de ação. Para saber mais sobre essa ferramenta e outras etapas na implantação de um Sistema de Gestão, entre em contato conosco.